Privacybeleid

0. Publieke trustlaag

Deze pagina geeft de juridische en operationele basis. Wil je eerst een publieksvriendelijke samenvatting zien van methodiek, privacy, rapportlezing en DPA, bekijk dan ook Trust & privacy.

1. Wie is Loep?

Loep is een in Nederland gevestigde dienst voor medewerkersonderzoek en rapportage. Loep helpt HR-teams om vertrekredenen beter te begrijpen via Loep Vertrek, om eerder te zien waar behoud onder druk staat via Loep Behoud, en om te zien hoe nieuwe medewerkers landen via Loep Start.

Privacy staat daarbij niet los als juridisch blok, maar hoort bij de manier waarop het product is ingericht. Loep Vertrek en Loep Behoud zijn daarom ingericht voor groepsinzichten, managementsamenvatting en duidelijke interpretatiegrenzen, niet voor individuele oordelen of black-box voorspellingen.

Loep is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42108397 (btw-id NL005499444B07). Voor privacyvragen of due-diligence-verzoeken kun je mailen naar privacy@getloep.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de rol verwerken wij verschillende soorten gegevens.

• HR-gebruikers en beheerders: naam, zakelijk e-mailadres en inloggegevens.
• Respondenten: antwoorden op de vragenlijst, de afdeling, en een willekeurige sleutel die voorkomt dat dezelfde browser twee keer invult. De klant verstuurt de uitnodiging zelf; Loep ontvangt en bewaart geen namen of e-mailadressen van respondenten, tenzij schriftelijk is afgesproken dat Loep de uitnodigingen verstuurt. Open antwoorden kunnen toch een naam bevatten; herkende namen haalt Loep automatisch weg voordat ze in een rapport komen.
• Technische gegevens: sessiegegevens, serverlogs en beveiligingsinformatie die nodig zijn om het platform veilig te laten werken.
• Contactpersonen: naam, zakelijk e-mailadres, organisatie en wat je in je bericht schrijft.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Om Loep Vertrek, Loep Behoud en Loep Start uit te voeren en rapportages beschikbaar te maken voor de klantorganisatie.
• Om de klantorganisatie op de afgesproken dag een herinnering te sturen, en om respondenten uit te nodigen alleen als dat schriftelijk is afgesproken.
• Om de veiligheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het platform te bewaken.
• Om klantorganisaties te helpen op groepsniveau te zien waar het wringt bij vertrek, behoud en de start van nieuwe medewerkers.

4. Op welke grondslag gebeurt dit?

Loep verwerkt persoonsgegevens op basis van uitvoering van de overeenkomst met de klantorganisatie, gerechtvaardigd belang voor beveiliging en platformbeheer, en waar nodig toestemming of vrijwillige deelname van respondenten. De klantorganisatie blijft verantwoordelijk voor het informeren van respondenten over de verwerking binnen haar eigen context.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Gegevens van een meting bewaart Loep zolang dat nodig is voor de dienst, en uiterlijk twee jaar na het sluiten van de meting, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken. Daarna verwijdert of anonimiseert Loep ze. Op verzoek van de klantorganisatie gebeurt dat eerder.

Wat je via het contactformulier of in een kennismaking met Loep deelt, bewaart Loep tot uiterlijk twee jaar na het laatste contact. Volgt er een overeenkomst, dan gelden de termijnen hierboven.

Technische gegevens over het gebruik van de beheeromgeving en interne aantekeningen van Loep over de uitkomst bij een klant verwijdert Loep uiterlijk twee jaar na het aanmaken, als ze niet aan een meting hangen.

6. Delen wij gegevens met derden?

Loep verkoopt geen persoonsgegevens en deelt die niet voor marketingdoeleinden. Voor het leveren van de dienst maken wij gebruik van verwerkers.

• Supabase: database en authenticatie.
• Vercel: hosting van de webapplicatie.
• Resend: verzending van uitnodigingen en herinneringen.

De primaire database draait in een EU-regio. Voor apphosting en e-mailverwerking maken wij daarnaast gebruik van subverwerkers waarvoor passende contractuele waarborgen gelden. Op verzoek lichten wij dat verder toe.

7. Hoe beveiligen wij gegevens?

Loep gebruikt versleutelde verbindingen, toegangsbeperking en database-afscherming per organisatie. Rapportages zijn bedoeld voor groepsinzichten. Waar nodig passen wij minimale groepsgroottes, segmentonderdrukking, anonimisering van open tekst en betrouwbaarheidsduiding toe om herleidbaarheid en schijnprecisie te beperken.

Voor Loep Behoud geldt aanvullend dat de uitkomsten zijn bedoeld voor groeps- en segmentinzichten over actieve medewerkers. Individuele signalen, individuele vertrekintentie en persoonsgerichte actieroutes worden niet als managementoutput gepresenteerd.

8. Gebruikt Loep cookies?

Op de marketing-site gebruiken wij geen trackingcookies. Binnen het platform gebruiken wij alleen functionele sessiecookies die nodig zijn om gebruikers ingelogd te houden en het systeem veilig te laten werken.

9. Welke rechten heb je?

Onder de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Je kunt hiervoor contact opnemen via privacy@getloep.nl. Wij reageren in principe binnen 30 dagen.

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Als klantorganisatie treedt Loep op als verwerker namens jouw organisatie. Op verzoek stellen wij een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Het standaardtemplate is beschikbaar op de DPA-pagina. Voor een gepersonaliseerd en ondertekend exemplaar kun je contact opnemen via privacy@getloep.nl.

11. Vragen of aanvullende afspraken

Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via privacy@getloep.nl. Bekijk ook de trust & privacy-pagina, het DPA-template en de algemene voorwaarden.