Algemene voorwaarden

0. Trust & privacy in gewone taal

Deze voorwaarden vormen de formele contractlaag. Wil je eerst een publieke samenvatting zien van methodiek, privacy, rapportlezing en juridische ondersteuning, bekijk dan ook Trust & privacy.

1. Definities

• Loep: de dienst en software voor Loep Vertrek, Loep Behoud en Loep Start, met de inrichting van de meting en het rapport.
• Klant: de organisatie die een of meer Loep-producten afneemt.
• Gebruiker: een bevoegde medewerker van de klantorganisatie met toegang tot het platform.
• Respondent: een (voormalig of actief) medewerker die een Loep-vragenlijst invult.

2. Waarop zijn deze voorwaarden van toepassing?

Deze voorwaarden gelden voor iedere overeenkomst tussen Loep en de klantorganisatie, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken. Door de dienst te gebruiken accepteert de klant deze voorwaarden.

3. Wat levert Loep?

Loep levert medewerkersonderzoek als dienst: Loep Vertrek, Loep Behoud en Loep Start. Per meting omvat dat:

• de inrichting van de meting, met de afdelingen en aantallen die de klant aanlevert;
• een uitnodigings- en herinneringstekst die de klant zelf verstuurt vanuit de eigen mailbox;
• verzamelen en analyseren van antwoorden;
• een eigen omgeving waarin de klant de respons volgt, de meting sluit of verlengt, het rapport downloadt en het besluit vastlegt;
• een rapport met gespreksleidraad en besluitpagina, waarmee de klant het gesprek met het management zelf voert.

De dienst wordt per organisatie ingericht na een intake. Een bespreking of presentatie van de uitkomsten door Loep maakt geen deel uit van de dienst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Loep biedt geen publieke zelfbestelling en geen abonnementen per gebruiker of per gebruik, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4. Wat verwachten wij van de klant?

• Dat aangeleverde gegevens juist, volledig en rechtmatig zijn.
• Dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot het platform.
• Dat de klant de uitnodiging aan de juiste groep verstuurt en het aantal uitgenodigden naar waarheid opgeeft. Dat aantal bepaalt het responspercentage in het rapport.
• Dat respondenten passend worden geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens.
• Dat de dienst wordt gebruikt in overeenstemming met wet- en regelgeving.

5. Persoonsgegevens en rollen

Voor de verwerking van persoonsgegevens van respondenten treedt Loep in beginsel op als verwerker en de klantorganisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Meer hierover lees je in het privacybeleid. Op verzoek kan een verwerkersovereenkomst beschikbaar worden gesteld.

6. Intellectueel eigendom

De software, rapportformats, vragenlijsten en methodische opzet van Loep blijven eigendom van Loep. De klant krijgt een gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Klantdata en uitkomsten die specifiek voor de klant zijn verzameld, blijven van de klant.

Loep Behoud mag niet worden gebruikt als individueel beoordelings-, performance- of beslisinstrument op persoonsniveau.

7. Vertrouwelijkheid

Loep en de klant behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en delen die alleen als dat nodig is voor uitvoering van de overeenkomst of als de wet dat vereist.

8. Beschikbaarheid en ondersteuning

Loep streeft naar betrouwbare dienstverlening en communiceert gepland onderhoud waar mogelijk vooraf. Omdat het om software en externe infrastructuur gaat, kan volledige ononderbroken beschikbaarheid niet worden gegarandeerd.

9. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Loep is beperkt tot directe schade en maximaal het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.

Loep is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste omzet of schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige gegevens die door de klant zijn aangeleverd.

10. Betaling en facturering

Loep stuurt bij aanvang van het traject een factuur voor het overeengekomen bedrag. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders afgesproken. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Loep gerechtigd de dienst tijdelijk op te schorten totdat betaling is ontvangen.

Loep werkt in de huidige productvorm met offerte, trajectafspraak en handmatige facturatie. Er geldt geen standaard self-serve checkout, seatbilling of automatisch recurring abonnement, tenzij partijen dat later schriftelijk expliciet overeenkomen.

Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Loep behoudt zich het recht voor om bij uitgebreide aanpassingen of meerwerk buiten de overeengekomen scope een aanvullende offerte voor te leggen.

11. Klachten

Klachten over de geleverde dienst kunnen worden gemeld via hallo@getloep.nl. Loep streeft ernaar klachten binnen 10 werkdagen te beoordelen en te beantwoorden. Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

12. Looptijd en einde van de overeenkomst

De overeenkomst loopt voor de afgesproken periode of meting. Na beëindiging blijft klantdata hoogstens zes maanden beschikbaar voor export. Daarna, en in elk geval uiterlijk twee jaar na het sluiten van een meting, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, zoals beschreven in het privacybeleid.

Loep is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen als de klant de voorwaarden wezenlijk schendt en dit na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen 10 werkdagen herstelt.

13. Wijzigingen

Loep kan deze voorwaarden aanpassen. Als een wijziging materieel is, informeren wij actieve klanten vooraf. De meest recente versie blijft publiek beschikbaar op deze pagina.

14. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij partijen eerst een andere vorm van geschiloplossing afspreken.

15. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden kun je mailen naar hallo@getloep.nl. Bekijk ook Trust & privacy, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.